Przygotowanie jako najważniejszy etap procesu negocjacyjnego.

Negocjacje dookoła nas

Negocjacje są obszarem, który dotyczy każdego człowieka. Negocjujemy w domu, w szkole, w pracy. Weekend w górach czy w SPA? Burger, sushi a może pizza na kolację? Liceum publiczne czy prywatne? Powrót od znajomych o 22 czy 23? Dodatkowy projekt, który weźmiemy na klatę lub większe work-life balance? Jak możemy zauważyć, szczególnie w przypadku bardziej złożonych obszarów negocjacje nie są tutaj jedynie decyzją, a bardziej złożonym procesem, który może przybierać różne formy. Proces komunikacyjny, czyli wymiana argumentów i ustaleń. Proces decyzyjny, rozumiany jako podjęcie decyzji i jej następstwa. Proces perswazyjny, czyli przekonywanie innych do swoich racji. Proces rozwiązywania problemów, skupiający się na zrozumieniu natury problemu i jej eliminacji.

Negocjacje jako chleb powszedni KAM-a

Dla KAM-a negocjacje są chlebem powszednim. Dość powiedzieć, że ze wszystkich kompetencji poszukiwanych przez pracodawców u KAM-ów w branży FMCG to właśnie umiejętności sprzedażowe i negocjacyjne są najczęściej występującą kompetencją, która pojawia się w 90% ogłoszeń o pracę. Dla porównania umiejętność budowania relacji to tylko 59%, a umiejętność rozwiązywania problemów rozwiązywania problemów to zaledwie 6% ogłoszeń.

Niewątpliwie takie spojrzenie na kompetencje i proces rekrutacyjny są wysoce ułomne, wyżej ceniąc, kogoś kto potrafi sprzedać piasek na pustyni niż osobę, która potrafi skutecznie zarządzać wspólnym biznesem i budować strategiczne partnerstwo, ale jak widać transformacja mentalności dyrektorów sprzedaży, który stanowisko key account managera traktują jako premium sales repa, jeszcze wymaga czasu.

Negocjacje biznesowe jako proces składający się z 5 kroków

Wracając do negocjacji biznesowych, jak już wspomnieliśmy są one procesem. Jak w każdym procesie możemy mówić o elementach wejściowych: problemach, potrzebach, oczekiwaniach oraz o elementach wyjściowych: ustaleniach, konsensusach, kompromisach i nadziejach, a w idealnym świecie również key learningach. Zakładając, że proces jest drogą, którą należy przebyć, zobrazujmy ją w 5 krokach, które docelowo będą pętlą, jak stadion olimpijski, gdzie meta jest równocześnie startem.

1. Przygotowanie – zrozumienie sytuacji wyjściowej, potrzeb i oczekiwań obu stron, możliwych alternatyw, ich wad i zalet, przygotowanie strategii negocjacyjnych i możliwych scenariuszy.

2. Rozmowy negocjacyjne – spotkania, komunikacja, wymiana stanowisk i oczekiwań, przedstawianie argumentacji i proponowanie ustępstw.

3. Zamknięcie negocjacji – finalizacja ustaleń, warunków, spisywanie kontaktu.

4. Wdrożenie uzgodnień – implementacja wynegocjowanych ustaleń w życie, realizacja usług, sprzedaż produktów itp.

5. Kontrola i ewaluacja – weryfikacja realizacji ustaleń kontraktowych ze stanem finalnym, podsumowanie całego procesu i zebranie wniosków, które mogą być wykorzystane w kolejnym procesie negocjacyjnym.

Przygotowanie jako najważniejszy element procesu negocjacyjnego

Widząc sportowców sięgających po najwyższe osiągniecia często zachwycamy się bajeczną techniką, nienaganną atletycznością, gracją w poruszaniu się czy stalowymi nerwami w kluczowych momentach. Mało kto jest świadomy, jak wygląda proces przygotowania się do tych wydarzeń. Jak wiele pracy trzeba wykonać, żeby umieć wykorzystać swoje silne strony i zmaksymalizować szansę na powodzenie. Podobnie w negocjatorach szukamy osobowości Wilka z Wall Street, podczas gdy najlepsi negocjatorzy to ci, którzy działają w ciszy. Negocjacje nie mogą być formą improwizacji. Ich konsekwencje mogą być długofalowe bądź wręcz nieodwracalne.

Przygotowanie do negocjacji obejmuje wiele obszarów i odpowiedź na następujące pytania:

• Cel negocjacji – co chcemy osiągnąć dzięki tym negocjacjom?

• Partner negocjacyjny – z kim będziemy negocjować?

• Zespół negocjacyjny – kto będzie w naszym zespole negocjacyjnym? Jakie będą role poszczególnych osób?

• Czas, miejsce i forma negocjacji – Gdzie i kiedy będą odbywać się negocjacje? Jakie formy są możliwe?

• Strategia negocjacyjna – jaka jest nasza strategia negocjacji? Jak planujemy reagować na potencjalne zachowania drugiej strony?

• Komunikacja – jaką komunikację stosować, żeby zwiększyć szansę na powodzenie negocjacji?

• Alternatywne opcje – jakie inne opcje mamy zarówno my, jak i nasz partner negocjacyjny? W jakim momencie jesteśmy w stanie „wstać od stołu”?

• Obszar negocjacji – w końcu jasno zdefiniowany zakres, w którym powinniśmy się poruszać. Co tak naprawdę negocjujemy i o czym rozmawiamy?

Podsumowanie

Wielu praktyków biznesowych uznaje przygotowanie do negocjacji za najważniejszy element całego procesu. Niestety równolegle często w natłoku codziennych obowiązków, często mających charakter administracyjny i operacyjny, KAM ma niewystarczającą ilość czasu na strategiczne przygotowanie do negocjacji. Efektem jest brak pełnego wykorzystania potencjału współpracy. Mając wpływ na zadania KAM-a zadbaj o to, żeby znaleźć ten czas i skupić się na obszarach strategiczne istotnych. Brak zrozumienia potrzeb klienta na starcie uniemożliwia ich spełnienie.